5 Tips voor efficiënt werkplekbeheer en een stabiele-it infrastructuur

Veertigplussers weten het nog goed. De werkplek was overzichtelijk: op kantoor had je één computer. Internet stond in de kinderschoenen en een mobiele telefoon? Die had je alleen om te bellen. De systeembeheerder had de hele ICT-infrastructuur veilig ingericht binnen de muren van de organisatie.

Tegenwoordig is de moderne werkplek een digitale werkplek. Medewerkers loggen in op een laptop of tablet en gebruiken hun telefoon voor Whatsapp en het checken van hun mail. Wat bekent dit voor het werkplekbeheer en de ICT-infrastructuur? Hoe houdt uw organisatie grip op privacygevoelige gegevens en hoe borgt u de veiligheid van uw systemen?

In dit artikel gaan we in op de actuele uitdagingen van werkplekbeheer. Overweegt u net als veel andere organisaties uw werkplekbeheer uit te besteden? We bespreken vijf aspecten om te overwegen bij het maken van uw keuze.

De moderne werkplek: hoe houdt u er grip op?

Dankzij de opkomst van clouddiensten is de moderne werkplek altijd en overal beschikbaar. Medewerkers gebruiken hun telefoon of laptop om even in te loggen en de mail te checken. Met collega’s communiceren ze gemakkelijk via Whatsapp. Via hetzelfde toestel checken ze in de pauze hun social media. Daarnaast is er de opkomst van Internet of Things (IoT) als verlengstuk van de werkplek: sensoren, camera’s, meetapparatuur en nog veel meer slimme apparaten.

Alles en iedereen is tegenwoordig met elkaar verbonden. Dat heeft voordelen, maar de grote uitdaging is: hoe houdt u er nog grip op? U moet de werkomgeving zo inrichten, onderhouden en upgraden dat medewerkers veilig, effectief en productief kunnen werken. Zeker in de zorg is de veiligheid van privacygevoelige gegevens een belangrijk aandachtspunt.

Efficiënt werkplekbeheer zorgt voor continuïteit

Efficiënt werkplekbeheer is dan ook de motor voor het succes van een organisatie. Het levert een positieve bijdrage aan:

• De tevredenheid van medewerkers

• De tevredenheid van cliënten of patiënten

• Effectief werken

• Continuïteit van uw organisatie

Hoe zit dat? 

1. Bij een efficiënte werkplek hebben medewerkers inspraak in hun gebruikte apparaten en favoriete software. Dat verhoogt hun inzet en tevredenheid. Belangrijk nu goede medewerkers moeilijk te vinden zijn.
   

2. Tevreden medewerkers zorgen voor tevreden cliënten. Dit komt door hun betrokkenheid en motivatie om cliënten goed te helpen. Als alles goed geregeld is achter de schermen, draagt dat ook bij aan de kwaliteit van de zorg. 
   

3. Efficiënt werkplekbeheer zorgt ervoor dat medewerkers efficiënt kunnen werken. Het is zonde als er veel tijd verloren gaat aan administratie en alles daarom heen. Problemen met het systeem moeten snel worden opgelost, net zoals beveiligingsissues, veroudering en andere kwetsbaarheden in het systeem.

4. Als zorgorganisatie bent u bovendien kwetsbaar voor cybercrime . Door de online werkplek goed te beveiligen, voorkomt u dat uw organisatie doelwit wordt van hackers en borgt u de continuïteit.

Meer weten over efficiënt werkplekbeheer? Download ons gratis magazine.

Werkplekbeheer wordt steeds complexer

Een stabiele ICT-infrastructuur is een must voor een efficiënte digitale werkplek. Maar die is tegenwoordig complex en kwetsbaar:

• De kwetsbaarheid van ICT is het duidelijkst als het gaat om veiligheid. Als zorginstelling bent u een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. Patiëntgegevens bevatten allerlei informatie die waardevol is op de zwarte markt. Cybercriminelen ontwikkelen hun technieken zo snel, dat het bijna niet bij te houden is.

• Een ICT-omgeving kent echter meer kwetsbare plekken. Vervanging van hardware en (verouderde) legacy softwarebijvoorbeeld, netwerkstabiliteit of applicaties voor online meetings of samenwerking.

• Daarnaast is het nodig om te zorgen voor preventief serverbeheer, opslag en databases om problemen te voorkomen.

• Bovendien verwachten medewerkers snelle support. In de zorg is ook technische support buiten kantoortijden nodig, want uw organisatie moet ook dan doordraaien.

De digitale werkplek uitbesteden of niet?

De hamvraag voor u is: ga ik mijn ICT outsourcen of blijf ik het zelf doen? Dat is voor elke organisatie anders. Feit is wel dat organisaties zich steeds meer richten op hun kerncompetenties. Sommige besteden een deel van hun ICT-beheer uit, andere organisaties kiezen ervoor om alles uit te besteden aan een ICT-partner.

Wat uw ICT-strategie ook is, het draait om zekerheid, veiligheid en gemoedsrust. Denkt u aan outsourcing? Dit zijn vijf overwegingen om bij stil te staan.  

1. Hoe staat het ervoor met de aanwezige kennis, ervaring en expertise?
   Kennis en ervaring is essentieel voor goed werkplekbeheer. Voor een eigen ICT-beheerder of een kleine ICT-afdeling zijn de ontwikkelingen amper bij te houden. Dat is anders voor een externe ICT-partij: ICT is daar de corebusiness en ze beschikken over een grotere groep experts. Zij zorgen ervoor dat ze continu bij zijn met alle ontwikkelingen. Daarnaast hebben zij de flexibiliteit en schaalbaarheid om snel te handelen als uw organisatie verandert.

   Voor Gflex geldt bovendien dat we veel ervaring hebben in de zorg, waardoor we u goed kunnen adviseren. We passen ons aan op uw wensen, maar zijn ook een kritische gesprekspartner. Zeker als het gaat om de veiligheid van uw data. 

2. Hoe is de technische ondersteuning geregeld?
   Bij IT-beheer is het niet de vraag of een systeem vastloopt, maar wanneer. Proactieve monitoring en acties voorkomen al veel ellende voordat incidenten zich voordoen. Ontstaan er toch problemen of zijn er vragen over het beheer van uw digitale werkplekken? Dan zijn 24/7 support en een kundige Nederlandstalige helpdesk ideaal. Zeker in een zorgorganisatie, waar continudiensten gebruikelijk zijn.

   Gflex staat proactief klaar om uw ICT omgeving te onderhouden, bewaken en te beheren. We zijn slechts één belletje van u verwijderd. We bieden hulp op afstand en ondersteuning op locatie. Op ieder moment, dag en nacht.

3. Is de veiligheid en stabiliteit geborgd?
   Een goede cybersecurity strategie is essentieel voor de continuïteit. Hoe is dit nu geregeld? Bent u in gesprek met een potentiële ICT-partner vraag dan naar de systemen, tools, procedures en certificeringen. Hoe zijn netwerken, systemen, devices, data en gebruikers beveiligd? Is er een strategie voor back-ups? En misschien nog belangrijker: hoe snel bent u weer in de lucht, als het toch misgaat?

   Gflex past de meest up-to-date cybersecurity technieken toe, zodat uw patiënten, systemen en reputatie beter beschermd blijven. Dagelijks maken we meerdere back-ups die ook worden gecontroleerd. Indien nodig kunnen we snel data terugzetten. Verder zijn we ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd en kunnen we u goed adviseren over een veilige verwerking van gegevens.

4. Wat zijn de kosten van uw werkplekbeheer?
   Uiteraard moeten de kosten voor werkplekbeheer passen binnen het budget van uw organisatie. Maar ook: alle waar is naar zijn geld. Kijk daarom naar de kwaliteit van de diensten die u krijgt aangeboden in verhouding tot de prijs, zodat u de beste prijs-kwaliteitsverhouding kiest.

   Bij Gflex kunt u kiezen uit verschillende pakketten, van het afnemen van essentiële diensten tot compleet ontzorgd uw ICT uitbesteden. Wij kijken altijd samen met u naar wat nodig is en welk kostenplaatje passend is voor uw organisatie. We maken het niet duurder dan nodig is.

5. Reputatie en referenties
   Een ICT-partner komt in het hart van uw organisatie. Een externe partij moet qua cultuur en reputatie bij u passen. Zijn dat consultants in driedelig grijs of aanpakkers met opgestroopte mouwen? Lees referenties of vraag erom. Dit geeft inzicht in de kwaliteit van de diensten en de tevredenheid van hun klanten.

“Wat een verademing om met een ICT partij te werken die kennis van zaken heeft en doet wat ze beloven. De persoonlijke noot van de Gflex collega’s spreekt ons erg aan en zorgt voor een fijne en open communicatie.”
Bianca van der Last, Stichting OpMaat

Past Gflex bij uw organisatie?

Net als in de zorg, draait het uiteindelijk om de mensen die met hun kennis en kunde het verschil maken. ICT is inhoudelijk iets heel anders dan de zorg, maar wat we gemeen hebben is dat wij net zo gedreven om de juiste dingen te doen. We zijn goed in wat we doen en daar willen we u mee helpen. Zodat u en uw collega’s zich kunnen focussen op het leveren van de beste zorg.

Dit zijn vijf kenmerken van ons bedrijf die ons typeren:

1. Eerlijk en onafhankelijk advies: Is het beter om een nieuw apparaat te kopen dan ons uren te laten maken? Dan laten wij dat u ook weten.

2. De juiste prijs: We maken het niet duurder dan nodig is en denken mee over voordelige oplossingen.

3. Passend bij uw organisatie: We hebben niet een one size fits all aanbod, maar bieden maatwerk en verschillende soorten oplossingen.

4. Flexibiliteit: We staan ook buiten kantooruren voor u klaar. Is er iets aan de hand, dan pakken we het op en gaan we door tot de oplossing gevonden is.

5. Geen gedoe en jargon: Wij gebruiken begrijpelijke taal en zijn allergisch voor ‘over-en-weer-gedoe’. Liever stappen we even in de auto en komen naar u toe voor snelle service en een concrete oplossing.

Verder praten over uw ICT?

Wilt u meer weten over het uitbesteden van uw werkplekbeheer? Of vindt u het prettig om ons met een frisse blik naar uw ICT te laten kijken, als een second opinion? Neem gerust contact met ons op.