Werkplekbeheer voor zorginstellingen: voorkom problemen met oude software

Wie kent ze niet, Cruijff, Pelé of Messi? Ware voetballegendes die jarenlang hele elftallen naar grote hoogten stuwden. Maar ze werden ouder, verloren hun souplesse en raakten eerder geblesseerd. Jongere spelers waren fitter en sneller dan zij. En ook het voetbal zelf stelde andere eisen.

Met legacy software is het net zo. Hoe allesbepalend de software ook is, na verloop van tijd ontstaan vaker problemen en storingen. Het maakt goed werkplekbeheer lastig. Applicaties zijn traag, missen functionaliteit en zijn slecht te combineren met nieuwere technologie. Bovendien is verouderde software gevoelig voor cybercrime. Zeker in de zorg is dat een risico met vergaande gevolgen.  

In dit artikel leest u waarom het gebruik van legacy software de digitalisering, continuïteit en ontwikkeling van zorginstellingen in de weg staat. Wat zijn de knelpunten en risico’s? Wat betekent dit voor het werkplekbeheer? En het allerbelangrijkste: hoe blijft u problemen voor?

Wat is legacy software?

Legacy software is software die belangrijke organisatieprocessen ondersteunt, maar gebouwd is op verouderdere technologieën of programmeertalen. Het is ooit ontwikkeld door uw eigen IT-afdeling of door een externe partij met behulp van maatwerk. 

Inmiddels is het beheer en onderhoud erg complex geworden door alle aanpassingen die door de jaren heen zijn gedaan. Of u heeft te maken met een leverancier die geen ondersteuning meer biedt. 

De risico’s voor uw werkplekbeheer

Draait er in uw organisatie legacy software? Dan is het hoog tijd om alert te zijn op de risico’s die dat met zich meebrengt voor het ICT-beheer. De belangrijkste risico’s doen zich voor op deze drie gebieden: 

1.   Veiligheid: 
     Verouderde legacy software is kwetsbaarder voor datalekken, ransomware en andere cybercriminaliteit.
2.   Wet- en regelgeving:
     Het is lastig om met verouderde software te voldoen aan de nieuwste regelgeving en richtlijnen. Als zorginstelling riskeert u hierdoor boetes en juridische problemen. 
3.   Compatibiliteit
     Legacy systemen zijn steeds minder compatibel met andere ict-oplossingen en worden steeds meer een eiland binnen uw organisatie.

De zorg is kwetsbaar voor cybercrime

Enige tijd geleden deed BNR onderzoek naar het gebruik van verouderde besturingssystemen door ziekenhuizen in Nederland. Tien van de elf ziekenhuizen die reageerden bleken legacy systemen in huis te hebben. De aanwezigheid van verouderde besturingssystemen maakt ziekenhuizen gevoelig voor cybercrime. In Duitsland heeft een ransomeware-aanval er al voor gezorgd dat een hartpatiënt kwam te overlijden. 

6 redenen om oude software in uw ICT-omgeving in kaart te brengen

Meten is weten en kennis is macht. Twee clichés, maar wel met een enorme waarheid. Nu u weet waar u risico loopt, kunt u in kaart brengen waar actie nodig is. Dit zijn zes redenen om een overzicht te maken van de software in uw ICT-omgeving:

1. Overzicht is de basis voor uw werkplekbeheer

2. Maatregelen voor veiligheid en ondersteuning

U ziet voor welke software geen of onvoldoende ondersteuning is, inclusief de beveiligingsupdates. Het is belangrijk om hiervoor de nodige ondersteunende maatregelen te bepalen samen met uw ICT-bedrijf. 

3. Knelpunten voor de toekomst

U weet of de verouderde software nog compatibel is met andere systemen en software die u gebruikt. Dit is ook van invloed op de efficiëntie binnen uw zorginstelling. 

4. Op weg naar een moderne werkplek 

Aan de hand van het overzicht kunt u een onderbouwde planning maken van upgrades. U kunt beter bepalen wat de prioriteiten zijn bij het upgraden of aanschaffen van nieuwe software. 

5. Inzicht in ROI en kosten

Naast een planning voor upgrades, krijgt u inzicht in de kosten en de ROI (return on investment) van het upgraden of vervangen van verouderde software. De terugverdientijd is een van de factoren voor het bepalen van prioriteiten bij upgrade en vervanging.

6. Inzicht in alternatieve scenario’s 

Tot slot geeft het u inzicht in welke alternatieven er zijn voor uw verouderde software. Is het zinvol om over te stappen? 

De risico’s die er zijn met legacy software en verouderde systemen hebben een slechte invloed op effectief werkplekbeheer. Wilt u de negatieve gevolgen van legacy software voorkomen? Lees dan nu meer in ons magazine over efficiënt werkplekbeheer!

Op weg naar een moderne werkplek

Door prestatieproblemen en trage processen raken medewerkers geïrriteerd en neemt de efficiëntie af. Legacy-systemen worden steeds kwetsbaarder waardoor een veilige werkplek in gevaar komt. Reputatieschade en financiële schade liggen op de loer.

Ook wordt het steeds moeilijker te combineren met andere systemen en nieuwe (cloud)technologieën. Wat betekent dat voor de efficiëntie en concurrentiepositie van uw organisatie?

Oude legacy software kan uw zorginstelling flink wat kopzorgen bezorgen. Wat is de beste aanpak om software te vernieuwen? Is IT uitbesteden misschien een optie?

Zelf vernieuwen of uitbesteden aan een ICT-bedrijf?

Een groot voordeel is dat een externe ICT-leverancier diepgaande ervaring en kennis heeft van ICT, ook van de laatste ontwikkelingen. Daardoor kijkt hij objectief en met een frisse blik naar uw legacy software. 

Een ander voordeel? ICT is niet uw primaire bedrijfsactiviteit. Outsourcing geeft u alle tijd en ruimte om te focussen op uw kerntaak: het bieden van zorg. 
Zijn er ook nadelen? Natuurlijk. Een externe ICT-leverancier is enthousiast over zijn vak en over alle mogelijkheden van IT beheer. Soms té enthousiast. Dan wil hij te veel ineens.

Daarom het advies: houd altijd zelf de regie. Weeg kosten en baten tegen elkaar af. Denk groot, maar begin klein. Een nieuwe speler staat bij zijn eerste WK tenslotte ook niet meteen 90 minuten in het veld...

Een moderne werkplek zorgt voor flexibiliteit en mobiliteit 

Eén van de belangrijkste voordelen van een goede moderne werkplek in de cloud is de flexibiliteit en mobiliteit die zorgmedewerkers erdoor krijgen.

In traditionele werkomgevingen hebben medewerkers één fysieke werkplek. Hoe anders is dat met een online werkplek. Een werkplek in de cloud, die overal gelijk is, waar een zorgmedewerker ook werkt of is. Alle applicaties, tools en gegevens zijn altijd beschikbaar en werken precies zoals verwacht. 

Zorgmedewerkers ervaren veel meer efficiëntie en gemak door het werken in de cloud. Op een afdeling delen verschillende medewerkers vaak een computer of medewerkers lopen rond met een tablet. Iedereen logt met persoonlijke gegevens simpel en snel in op de eigen online werkplek. 

Meer weten over modern werkplekbeheer? 

Download ons magazine over efficiënt werkplekbeheer of neem contact op om uw situatie te bespreken. Wij gebruiken onze ervaring in de zorg graag om met u mee te denken.