Werkplekbeheer in de zorg: waar let u op bij het kiezen van een leverancier?

Als manager in de zorg heeft u de uitdagende taak om alles soepel te laten verlopen. Voor uw medewerkers en voor de patiënten of cliënten die op uw zorg rekenen. In de zorg draait alles om continuïteit en veiligheid. En laat dat nu precies zijn waar goed werkplekbeheer het verschil maakt.

Maar wat houdt werkplekbeheer precies in? Het gaat verder dan alleen computers en telefoons. Het is de complete digitale omgeving waarin uw medewerkers altijd en overal veilig en efficiënt kunnen werken, met volledige ondersteuning van de systemen die ze nodig hebben. Voor zorginstellingen, waar sprake is van gevoelige patiëntgegevens en complexe processen, is goed werkplekbeheer essentieel.

Dit artikel helpt u om de juiste keuzes te maken bij het selecteren van een werkplekbeheerder. Welke criteria zijn belangrijk? Waar moet u op letten bij de samenwerking? En wat zijn valkuilen bij het maken van uw keuze? Lees verder en ontdek hoe u een leverancier vindt die bij uw organisatie past en uw werkplekbeheer naar een hoger niveau tilt.

Waarom is werkplekbeheer zo belangrijk?

Een goed werkend systeem zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen focussen op wat écht belangrijk is: het leveren van zorg. Het voorkomt frustraties door technische storingen en minimaliseert tijdsverlies.

Goed werkplekbeheer zorgt voor:

• Continuïteit: Zorgverlening stopt niet om vijf uur. Met goed ingericht werkplekbeheer garandeert u dat alles blijft draaien, ook na kantoortijd.

• Beveiliging: Patiëntgegevens zijn kwetsbaar. Een goed ingericht werkplekbeheer beschermt uw data tegen cyberdreigingen.

• Gebruiksvriendelijkheid: Medewerkers die snel en makkelijk hun werk kunnen doen, zijn tevreden medewerkers. En dat merkt u weer aan de kwaliteit van de zorg.

Wat maakt een leverancier geschikt?

De keuze voor een werkplekbeheerder is een belangrijke beslissing. U geeft niet zomaar iemand toegang tot de kern van uw organisatie. Maar wat maakt een leverancier nu écht geschikt? Laten we de belangrijkste punten bekijken.

• Strategisch inzicht
  Een goede werkplekbeheerder denkt verder dan alleen de dagelijkse operationele taken. Hoe ziet uw organisatie er over vijf jaar uit? Hoe ontwikkelen de behoeften van uw medewerkers en welke technologische ontwikkelingen kunnen uw zorgprocessen ondersteunen? Een strategische partner stelt kritische vragen en komt met oplossingen die aansluiten op uw toekomstvisie.

• Continuïteit als prioriteit
  Continuïteit is meer dan het voorkomen van downtime. Het vraagt om een doordachte aanpak van risicobeheer, planning en de flexibiliteit om snel in te spelen op onvoorziene situaties. Een geschikte leverancier begrijpt dat uw organisatie nooit stil kan staan en neemt proactief maatregelen om dit te waarborgen.

• Betrokkenheid en proactief handelen
  Een werkplekbeheerder die betrokken is bij uw organisatie, denkt met u mee. Ze wachten niet tot problemen ontstaan, maar signaleren en verhelpen ze voordat u er last van heeft. Ze adviseren niet alleen over technologie, maar ook over wet- en regelgeving, zoals de AVG, NEN 7510 en NIS-2. Dat geeft rust en zekerheid.

• De klik: een samenwerking die werkt
  Bij het kiezen van een ICT-partner draait het ook om vertrouwen en communicatie. Een leverancier die aansluit bij de cultuur van uw zorginstelling begrijpt uw behoeften beter. Open communicatie, een persoonlijke aanpak en een gedeelde visie zorgen voor een samenwerking die soepel en effectief verloopt. Een goede klik betekent dat u met een gerust hart kunt samenwerken.

Checklist voor de selectie van een ICT-partner voor werkplekbeheer

Bij het selecteren van de juiste werkplekbeheerder is het handig om een checklist te hebben. Hiermee kunt u eenvoudig beoordelen of een leverancier aansluit bij de behoeften van uw zorginstelling. Dit zijn onze tips voor een aantal belangrijke punten op uw checklist:

• Ervaring in de zorgsector: Heeft de leverancier aantoonbare ervaring in de zorg? Dit is cruciaal om uw specifieke uitdagingen, zoals patiëntveiligheid en compliance, goed te begrijpen.

• Service Level Agreements (SLA’s): Zijn er duidelijke afspraken over responstijden, support en garanties? Heldere SLA’s voorkomen verrassingen en geven u houvast.

• Beveiliging en compliance: Beschikt de leverancier over relevante certificeringen, zoals ISO 27001 en NEN 7510? Is er kennis in huis over cybersecurity? Worden back-ups en herstelprocedures actief getest?

• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Kan de leverancier meegroeien met uw organisatie en inspelen op veranderende behoeften, zoals hybride werken?

• Referenties en praktijkvoorbeelden: Vraag naar ervaringen van andere zorginstellingen. Dit geeft inzicht in de betrouwbaarheid en aanpak van de leverancier.

• Maatwerkoplossingen: Wordt er een standaardpakket aangeboden, of kijkt de leverancier naar oplossingen die specifiek passen bij uw organisatie?

• Transparante kostenstructuur: Zijn de kosten helder en passend binnen uw budget? Voorkom verrassingen door goed naar de voorwaarden te kijken.

• Proactieve monitoring: Wordt er actief gewerkt aan het signaleren en oplossen van problemen, voordat deze impact hebben op uw organisatie?

• 24/7 ondersteuning: In de zorg stopt het werk nooit. Zorg ervoor dat uw leverancier ook buiten kantooruren bereikbaar is. Is het Nederlandstalige support of een helpdesk in het buitenland?

Deze criteria helpen u om een goed onderbouwde keuze te maken en de juiste werkplekbeheerder te selecteren.

Valkuilen om te vermijden

Bij het selecteren van een werkplekbeheerder zijn er valkuilen waar u alert op moet zijn. Een verkeerde keuze kan veel frustratie opleveren. Bovendien neemt het risico’s met zich mee voor de continuïteit van uw zorginstelling en de veiligheid van uw data. Dit zijn bekende valkuilen:

• Te veel focus op prijs: Een lage prijs klinkt aantrekkelijk, maar goedkoop kan duurkoop zijn. Kijk verder dan de kosten en beoordeel de kwaliteit van de diensten, de beveiliging en de ondersteuning die wordt geboden.

• Onvoldoende referenties controleren: Neem de tijd om referenties op te vragen en te bespreken. Een leverancier kan goed klinken op papier, maar praktijkervaringen geven vaak het echte verhaal.

• Onduidelijke afspraken over verantwoordelijkheden: Zorg dat het helder is welke taken bij de leverancier liggen en wat uw eigen verantwoordelijkheden zijn. Dit voorkomt discussies en vertragingen.

• Geen aandacht voor de klik: Een goede samenwerking is essentieel. Als de communicatie niet lekker loopt of als er geen onderling vertrouwen is, gaat u daar geheid last van krijgen.

• Geen rekening houden met toekomstbestendigheid: Kies een leverancier die met u meedenkt over de lange termijn. Een partij die alleen gericht is op vandaag, kan morgen een probleem vormen als uw organisatie groeit of verandert.

Door deze valkuilen te vermijden, vergroot u de kans op een succesvolle samenwerking met een werkplekbeheerder die echt bij uw zorginstelling past.

In het kort gaat het hierom

Het kiezen van de juiste werkplekbeheerder is een belangrijke stap om uw zorginstelling veilig, efficiënt en toekomstbestendig te maken. Door aandacht te besteden aan strategisch inzicht, betrokkenheid en praktische criteria zoals beveiliging en ondersteuning, legt u een stevige basis voor een succesvolle samenwerking. Vermijd veelvoorkomende valkuilen door goed voorbereid te zijn en focus naast de technische specificaties ook op de menselijke kant van de samenwerking.

"Dankzij de hulp van Gflex voldoen we nu aan de veiligheidseisen die passen bij deze tijd."

Ben van Gils, Stichting Bethanië

Waarom kiezen voor een partner als Gflex?

Een leverancier met ervaring in de zorg begrijpt dat betrouwbaarheid en continuïteit voorop staan. Dit betekent dat u altijd kunt rekenen op ondersteuning, ook buiten kantoortijden. Zo bent u verzekerd van een werkplekbeheerder die niet alleen technisch sterk is, maar ook proactief meedenkt over oplossingen die aansluiten bij uw organisatie.

Bij Gflex werken we volgens de hoogste normen van veiligheid en stabiliteit, met certificeringen zoals ISO 27001 en NEN 7510. Daarnaast kunt u rekenen op een persoonlijke aanpak en eerlijk advies. Als het beter is om te investeren in een nieuw apparaat dan uren aan reparatie te besteden, dan laten we u dat ook weten. Geen ingewikkelde taal of procedures, maar praktische oplossingen die werken.

Met Gflex als werkplekbeheerder houdt u meer tijd over voor wat écht belangrijk is.

Bent u benieuwd hoe een samenwerking met Gflex eruitziet? Wij maken graag persoonlijk kennis om te ontdekken of er een klik is. Laat u ons weten wanneer het schikt?