Het belang van effectief werkplekbeheer voor uw zorginstelling

Wie ooit zijn arm heeft gebroken herkent dit wel: je merkt pas hoe vaak je hem gebruikt, als je hem moet missen. Het begint ’s morgens al bij het opstaan. Is het gelukt om onhandig uit bed te komen, dan komt de volgende uitdaging. Trek maar eens een broek aan met één arm. Sommige dingen waardeer je pas echt als het er niet meer is. 

Met werkplekbeheer is het net zo. Als alles werkt, staat niemand erbij stil. Maar zit u zonder internetverbinding of lukt het niet om in te loggen, dan merkt u pas hoe afhankelijk u ervan bent. Dat gaat zelfs zover, dat de continuïteit van uw zorginstelling in gevaar kan komen.

Het goed beheren van de werkplekken kost geld. Maar laten we ook kijken naar welke kosten u ermee bespaart en wat efficiënt werkplekbeheer oplevert. Een professionele werkplek staat voor efficiëntie, veiligheid en gemak. Dat leidt als eerste resultaat tot tevreden medewerkers en eindigt bij een succesvolle, bloeiende organisatie. Hoe dat zit, leest u in dit artikel.

Werkplekbeheer is bepalend voor de continuïteit en effectiviteit

De continuïteit en effectiviteit van uw organisatie wordt in grote mate bepaald door de digitale werkplek. Kunnen medewerkers hun werk goed doen? Zijn alle benodigde gegevens beschikbaar? Draai het maar eens om: wat zou er gebeuren als uw organisatie zonder computers, laptops en mobiele telefoons zou zitten? 

Wat kost het uw organisatie als uw ICT een aantal dagen plat ligt?

Een dag zonder functionerende ICT? Dat kan een zorgorganisatie aanzienlijke kosten opleveren. Het hangt er natuurlijk vanaf wat er precies aan de hand is. Hapert de internetverbinding of is uw organisatie getroffen door bijvoorbeeld een ransomware-aanval?

Met welke kosten kunt u te maken krijgen?

• Geannuleerde afspraken en zorg die niet geleverd kan worden.
• Verminderde productiviteit van het personeel.
• Extra tijd en kosten voor het herstellen van de systemen.
• Schade aan uw reputatie en verlies van patiëntvertrouwen.
• Boetes en juridische gevolgen bij het niet voldoen aan de AVG of andere wetgeving.

De kosten voor stilstand van uw organisatie en het herstellen van systemen kunnen flink oplopen. Ook gaat het met de boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens om serieuze bedragen. In het verleden was er een basisboete van 100.000 euro voor de lichtste overtreding. Tegenwoordig zijn de boetebedragen gekoppeld aan de omzet.

Het inschatten van alle kosten als het misgaat is complex, het hangt natuurlijk ook van de ernst van de situatie af. Maar duidelijk is dat een dag zonder ICT een grote impact heeft op zowel de financiën als de kwaliteit van zorg.

“Het heeft ons geholpen om de risico’s in te kaart te brengen. Je gaat nadenken over wat als… Het heeft ons bewust gemaakt van de gevaren en hoe daar de ICT-omgeving op af te meten. Het zorgt ervoor dat er geen gevoelige cliëntgegevens op straat komen te liggen.”
- Ben van Gils, zorginstelling Bethanië 

Wat levert goed werkplekbeheer op?

Goed werkplekbeheer zorgt in de basis voor een stabiele, veilige en gebruiksvriendelijke werkplek. Maar het gaat verder dan dat. Wat goed werkplek uw organisatie oplevert begint bij tevreden medewerkers. Maslow wist dat 80 jaar geleden al: mensen krijgen voldoening als aan vijf universele behoeftes wordt voldaan. Hij illustreerde dat met een piramide: de bekende piramide van Maslow.

Wat geldt voor mensen in het algemeen, geldt ook voor uw medewerkers. Hoe beter, fijner, prettiger hun werk(plek) geregeld is, hoe lekkerder ze in hun vel zitten. Goed werkplekbeheer grijpt in op alle lagen van Maslows piramide. 

Op de lagere, meer fundamentele niveaus van de piramide zorgt een goed beheerde werkplek voor toegang tot alles wat medewerkers nodig hebben voor hun werk. Daardoor voelen ze zich veilig, comfortabel en op hun gemak.

Op de hogere niveaus speelt werkplekbeheer een belangrijke rol bij zelfrespect, groepsdynamiek en arbeidsmotivatie. Medewerkers willen zich vol op hun taak kunnen richten, samenwerken aan doelen en zich waardevol en gewaardeerd voelen. Dat motiveert en zorgt voor tevredenheid.

Wat medewerkers niet willen? Druk zijn met alle randvoorwaarden rondom hun werkplek. Voilà, dat is waar Maslow en werkplekbeheer samenkomen.

Medewerkerstevredenheid als vliegwiel voor succes

Als je de piramide van Maslow zo over het moderne werken heen legt, ontstaat een interessant inzicht. Goed beheer van werkplekken is een bijzonder lucratieve bezigheid. Het werkt als een vliegwiel voor het succes van een organisatie. 

Het ene voordeel leidt tot het andere:

Voordeel 1: Medewerkerstevredenheid

Een goed beheerde werkplek verhoogt de motivatie en productiviteit van medewerkers. Als medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben, voelen ze zich comfortabel. Ze werken efficiënter en hebben plezier in hun werk.

Gevolg? Enthousiaste, tevreden medewerkers.

Voordeel 2: Tevreden cliënten

Onderzoek laat zien dat meer medewerkerstevredenheid leidt tot een hogere klanttevredenheid. Als medewerkers effectief werken en cliënten snel kunnen helpen, stijgt de klanttevredenheid. Een goed beheerde werkplek is dus goed voor de klanttevredenheid.

Voordeel 3: Betere reputatie

Tevreden cliënten zijn goed voor de reputatie van uw zorginstelling. Ze doen online en offline een goed woordje over uw zorgverlening. Dat werkt goed voor uw reputatie en draagt bij aan de toekomstige kansen voor uw organisatie. 

Voordeel 4: Minder personeelsverloop

Een positief imago en goed werkplekbeheer hebben positieve gevolgen voor HRM. Tevreden medewerkers zijn loyaal en minder vaak ziek. Er is minder verloop en het is gemakkelijker om nieuwe medewerkers te werven. Minder verloop en makkelijker werven: pure winst in tijden van personeelskrapte.

Voordeel 5: Terugverdiende investeringen

Tot slot is er de terugverdientijd. Na verloop van tijd gaat de investering in werkplekbeheer zich terugbetalen. Dat is het resultaat van productievere medewerkers en efficiënter gebruik van cloudoplossingen en -tools.

Het gevolg? Hoger rendement op middelen en lagere ICT-kosten. Het vliegwiel draait op volle snelheid.

Hoe zorgt u voor efficiënt werkplekbeheer?

Het waarborgen van de continuïteit, functionaliteit en veiligheid van de werkplekken is een grote uitdaging. We zijn steeds meer verschillende devices gaan gebruiken en werken vaker op verschillende plekken. Medewerkers lezen de mail op hun telefoon en werken op verschillende locaties. Ze downloaden applicaties die ze handig vinden en gebruiken online tools die hun werk makkelijker maken.

Zonder actief beleid verliest u grip op de digitale werkplek van uw medewerkers. Terwijl dat juist in deze tijd belangrijk is om de veiligheid te garanderen. De dreiging van cybercrime groeit met de dag. Van phishing mails tot ransomware, elke organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken.

Meer weten over werkplekbeheer en hoe u dat goed aanpakt?

Uw werkplekbeheer uitbesteden of zelf doen?

Goed werkplekbeheer is essentieel om uw organisatie soepel te laten draaien. Ook is het van belang voor de privacygevoelige informatie waarmee uw zorginstelling dagelijks te maken heeft. Zonder de juiste aandacht voor de veiligheid is een datalek zo ontstaan. Het kostenplaatje kan behoorlijk oplopen als u te maken krijgt met een hacker.

Hoe zorgt u ervoor dat het beheer en de beveiliging van uw werkplekken goed op orde is?

Het uitbesteden van werkplekbeheer brengt veel voordelen met zich mee. De belangrijkste zijn: focus, kwaliteit en perspectief.

1. Focus
   Zelf de ICT beheren kost veel tijd en mankracht. Bovendien is ICT niet de kerntaak van uw organisatie. Door werkplekbeheer uit te besteden, kunt u focussen op het bieden van kwalitatieve zorg.

2. Kwaliteit
   Een ander argument voor uitbesteden is de kwaliteitsverbetering die ontstaat. Ontwikkelingen op ICT-gebied gaan razendsnel. Continu komen er software updates uit. Ook aan de kant van de security zijn de ontwikkelingen niet bij te houden als u er niet in gespecialiseerd bent.

3. Perspectief
   Door het uitbesteden van werkplekbeheer, zorgt u ervoor dat uw organisatie vanuit een ander oogpunt bekeken wordt. Hiermee voorkomt u zogenaamde bedrijfsblindheid. Externe ICT-deskundigen denken mee en er ontstaan ideeën voor nieuwe oplossingen die passen bij uw organisatie.

Zijn er ook nadelen aan het uitbesteden van werkplekbeheer?

Natuurlijk, alles heeft nadelen. Bij het uitbesteden van welke taak dan ook, is er altijd sprake van het kwijtraken van een stuk controle. Of dat wenselijk is, hangt samen met uw eigen kennisniveau. Is ICT niet uw expertise, dan is het uit handen geven in uw voordeel. Zo laat u de besturing van een Boeing waarschijnlijk ook graag aan een piloot over.

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?

Gflex biedt een compleet pakket aan ICT-dienstverlening. We leveren hardware en software, we installeren het en beheren het. U kunt het gehele werkplekbeheer aan ons toevertrouwen. Doet Gflex uw ICT, dan kunt u rekenen op snelheid en stabiliteit, waarbij veiligheid boven aan de agenda staat. Bijkomend voordeel is onze ervaring in de zorg en onze certificering voor NEN 7510 en ISO 27001.

Denkt u nu: dat klinkt allemaal mooi, maar dat roepen er meer? Dat begrijpen wij. Het valt niet mee om u in een paar zinnen uit te leggen dat wij het niet alleen beloven, maar ook doen. We maken daarom graag kennis. Dan vertellen wij u meer over onze ervaring en referenties. En kunt u ons eens goed in de ogen kijken.