8 voordelen van Microsoft 365 voor de zorg

Goed werkplekbeheer is essentieel voor zorginstellingen om medewerkers goed te faciliteren. Met de komst van cloud oplossingen zoals Microsoft 365 is er een wereld aan mogelijkheden opengegaan. Wat is Microsoft 365 precies? Wat zijn de voordelen van deze cloud oplossing voor de zorg? En hoe zit het met de veiligheid? In dit artikel komt het allemaal aan bod. 

Waarom werkplekbeheer in de cloud?

Verouderde ICT gaat ten koste van de zorg. Het is alsof u in een keuken met verouderde apparatuur en botte messen een sterrenmaaltijd moet bereiden. Het lukt allemaal wel, maar veel langzamer en minder efficiënt dan u zou willen. Dezelfde kwaliteit kost veel meer moeite dan met modern, goed functionerend materiaal.

In uw organisatie gaat het precies zo als medewerkers dagelijks te maken hebben met oude ICT. De druk op de zorg is groot. Ondanks personeelstekorten moet u meer doen met minder mensen. 

Trage en inefficiënte systemen gaan ten koste van de kwaliteit van zorg. Veiligheid en privacy van cliëntgegevens lopen gevaar. Om nog maar te zwijgen van moeizame samenwerking, communicatie en stijgende ICT-kosten, zowel op de werkvloer als voor het beheer. ICT is eerder een last dan lust.

Het kan anders. Met ICT en werkplekbeheer in de cloud die toegankelijkheid, communicatie én veiligheid verbinden. Dat is waar Microsoft 365 in uitblinkt, juist voor de gezondheidszorg.

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een van de bekendste cloud oplossingen voor de moderne werkplek. Naast de bekende Office-programma’s als Word, Outlook, Excel en PowerPoint biedt Microsoft ook handige applicaties voor online samenwerken. Denk aan Teams (beeldbellen en chat) en SharePoint (bestanden delen). En niet te vergeten OneDrive, waar u alle gegevens veilig en centraal kunt opslaan.
 
Met Microsoft 365 kunnen teams overal en altijd flexibel samenwerken en communiceren. Zonder dure investeringen in hardware op uw eigen locatie of licenties. Maar met ijzersterke beveiliging, bescherming en compliance vanuit Microsoft.

Microsoft 365 biedt dus één overzichtelijke moderne werkplek voor alle medewerkers in de cloud. Daarnaast kunt het ook inzetten als hybride werkomgeving, als u nog niet volledig naar de cloud kunt of wilt.

Microsoft 365: een must voor zorginstellingen

Waarom is Microsoft juist voor zorggroepen zo interessant?

• Cliëntgegevens en informatie zijn altijd en overal bereikbaar vanaf elk apparaat met toegang tot internet. Zorgmedewerkers zijn niet langer gebonden aan één (gedeelde) computer of werkplek.

• Standaard een uitgebreide set aan beveiligingsfuncties en regelmatige updates. Dat betekent een veilige, betrouwbare omgeving om vertrouwelijke medische gegevens te bewerken en te delen. Maar ook: eenvoudigere naleving van wet- en regelgeving, zoals de AVG.

• Flexibele tools waarmee zorgteams naadloos samenwerken, zowel binnen de zorginstelling als daarbuiten. Bellen, vergaderen, mailen, chatten, videogesprekken. Het werkt veilig, betrouwbaar en intuïtief. 

Laten we nog wat dieper ingaan op de belangrijkste risico’s en uitdagingen in de zorg.

Efficiënt samenwerken en communiceren

Efficiënt samenwerken en communiceren is een uitdaging in de zorg. Het is ingewikkeld om met veel collega’s op verschillende locaties samen te werken. Medewerkers zoeken eigen manieren om elkaar toch te bereiken.

En dus... Een patiëntendossier naar het hele zorgteam via Gmail? De deurcode naar de nachtverpleegkundige sturen via WhatsApp? Snel gedaan, absoluut, maar met het oog op privacy en veiligheid volkomen ongewenst.

Microsoft Teams maakt samenwerking eenvoudig. Bellen, chatten, groepsoverleg, bestanden delen: alles gaat vanuit één veilige online-omgeving. Zelfs met een cliënt of patiënt. Soms is een korte check-up al voldoende. Hoe handig en efficiënt is dan een videoafspraak?

Meer weten over efficiënt werkplekbeheer? Download ons gratis magazine

Veiligheid van patiëntinformatie en cliëntgegevens

Als ergens privacygevoelige gegevens rondgaan, is het wel in de zorg. Maar niemand wil toch dat zijn of haar medische dossier op straat komt te liggen door een datalek, hack of onzorgvuldig gebruik? 

Met Microsoft 365 beveiligt en beschermt u uw IT-omgeving en alle gevoelige gegevens vanaf de bron. Voortdurend komen nieuwe updates, patches en veiligheidstools beschikbaar. Geen zorgen over verouderde software of systemen, u bent altijd up-to-date.

Ga maar na: bij Microsoft werken duizenden securityspecialisten die dag in dag uit bovenop de laatste ontwikkelingen zitten. Welke ICT-afdeling kan daaraan tippen?

Hogere productiviteit en minder kosten

Productiviteit en kosten. Nog twee hete hangijzers in de zorg. Hoe minder productiviteit en hoe meer kosten, hoe minder ruimte erover blijft voor de échte zorg.

Door efficiënt te werken in Microsoft 365 – misschien zelfs met een eigen laptop of smartphone – krijgen zorgmedewerkers meer gedaan in minder tijd. Dat komt direct ten goede aan de zorg voor cliënt of patiënt.

En wat te denken van kostenbesparing op systemen, software en beheer? Geen servers en andere hardware meer, geen serverruimtes, koeling, software, storingen of vernieuwing. In plaats daarvan: alles centraal in de cloud met automatische updates, patches, monitoring, back-up en zelfs herstel.

Werkplekbeheer in een complex IT-landschap

Hoge kosten is één pijnpunt. Beheer van een steeds complexer IT-landschap is twee. In Microsoft 365 krijgt u een volledig beheerde, standaard ICT-inrichting. Werkplekbeheer wordt stukken eenvoudiger.

Toegangscontrole, tweestapsverificatie, wachtwoordbeleid, spamfilters: alle tools zijn voorhanden. 

Gebruikersbeheer organiseert u met standaardprofielen, zoals zorgverlener, ondersteuner, manager, teamleider. Ieder met eigen rechten en rollen, bijvoorbeeld naar functie (administrateur of verpleegkundige), plaats (vast of onderweg) of wat in uw organisatie past. 

Maar ook apparaatbeheer, werkplekbeheer, instellingen en ondersteuning zijn centraal geregeld.

8 voordelen van Microsoft 365 voor de zorg 

Microsoft 365 biedt zorgorganisaties dus veel voordelen. We zetten 8 belangrijke voordelen specifiek voor de zorg nog een keer op een rij:

1. Alle documenten en gegevens centraal in OneDrive 
   Op één online werkplek. Voor iedereen, ongeacht waar die zich bevindt. Geen internet onderweg of bij de cliënt thuis? Dan werkt u offline. OneDrive synchroniseert automatisch, zodra u weer online komt.

2. De hele zorggroep verbonden via Microsoft Teams 
   Bellen, chatten, overleg, vergaderen. Met Teams communiceren zorgteams via één veilige online-omgeving. Alle communicatie blijft binnen de organisatie. Een geruststellende gedachte. 

3. Alleen betalen voor wat u nodig heeft
   Microsoft 365 is goed schaalbaar. U betaalt alleen voor het huidig aantal gebruikers. Komen er medewerkers bij, dan kunt u eenvoudig opschalen.

4. Efficiënt samenwerken via SharePoint
   Dossiers, EPD’s, richtlijnen, medische protocollen, alles wat u nodig hebt overzichtelijk bij elkaar. Toegankelijk en goed leesbaar. Groot voordeel? Altijd de zekerheid dat u met de laatste informatie werkt.

5. Een moderne werkplek die zich aanpast
   Een online werkplek die zich aanpast aan alle werkstijlen en -profielen binnen uw organisatie. Aan zorgverleners van alle leeftijden, achtergronden en met diverse digitale vaardigheden.

6. Veiligheid boven alles voor privacygevoelige gegevens
   Geef alleen gebruikers met de juiste machtigingen toegang tot gegevens en dossiers. Gebruik versleutelde e-mail, tweestapsverificatie, gezichtsherkenning, MDM en alle andere securitytools in Microsoft 365.

7. Naleving van wet- en regelgeving voor de zorg
   Microsoft 365 biedt uitgebreide tools om geldende wet- en regelgeving na te leven, zoals de AVG. En om die naleving te beheren en aan te tonen.

8. Eenvoudig online werkplekbeheer door standaardisering en automatisering
   Microsoft 365 voert software-updates uit zodra ze beschikbaar zijn. U heeft dus nooit meer te maken met een verouderd systeem.

Uw werkplekbeheer zelf doen of uitbesteden aan een ICT-bedrijf?

Microsoft 365 biedt alles voor een veilige online werkplek in de zorg. Belangrijk is wel dat u het beheer goed regelt. De instelmogelijkheden zijn overweldigend. Hoe weet u of alle vinkjes aan en goed staan? Een verkeerde instelling leidt gemakkelijk tot een veiligheidsrisico of allerlei ongemak voor medewerkers.

Gflex heeft veel ervaring in de zorg. Wij kunnen u helpen met de beheer en beveiliging van uw Microsoft 365 omgeving. Wij weten precies hoe we het voor u moeten instellen en houden de updates en ontwikkelingen goed bij. Nieuwe gebruikers toevoegen, nieuwe functies toevoegen of aanpassingen na updates: wij nemen het voor u uit handen.

Is Microsoft 365 de oplossing voor uw organisatie?

Wilt u meer weten over Microsoft 365 en bespreken of deze oplossing goed aansluit op uw behoeften? We denken graag met u mee. Neem gerust eens contact met ons op.