“Hybride werken is de nieuwe norm geworden. Dan mag de techniek geen spelbreker zijn.”

Een nieuwe manier van vergaderen…

Toen corona Nederland bereikte, schakelde ook PRO6 managers over op thuiswerken en online vergaderen met Teams. Camiel de Vries vertelt: “Dat werkte prima, maar na verloop van tijd merkten we dat intern overleg met Teams toch minder prettig verliep dan voor corona, toen we nog fysiek bij elkaar zaten. Toen er versoepelingen kwamen en we in roulerende groepjes weer naar kantoor konden komen, werd duidelijk dat we behoefte hadden aan een professioneel vergadersysteem om weer – letterlijk en figuurlijk – verbinding te maken tussen de kleine groep medewerkers op kantoor en de thuiswerkers.”

…en een nieuwe manier van trainen

Daarnaast wilde PRO6 managers het systeem commercieel inzetten voor trainingen en cursussen die ze geven als onderdeel van de PRO6 Academy. Online trainen was al wel eens eerder overwogen om reistijd te beperken, maar trainers gaven toen nog de voorkeur aan klassikaal trainen, ‘want dat werkte toch beter’.’ Corona bracht een ommezwaai weet Camiel: “Ook online trainen is in een jaar volledig geaccepteerd. Zo konden we met een nieuw vergadersysteem twee vliegen slaan in één klap: een hybride omgeving voor zowel intern vergaderen als extern trainen.”

De opdracht aan Gflex was geformuleerd: een hoogwaardig videoconferentiesysteem om online te kunnen vergaderen en trainen met het gevoel ‘gewoon’ bij elkaar aan tafel te zitten.

Beeld en geluid zonder concessies

Dat ‘gewoon’ was nog best een uitdaging. De vergaderruimte van PRO6 managers is groot en heeft een lange tafel voor 20 tot 22 mensen. Dat betekent dat mensen behoorlijk ver uit elkaar kunnen zitten, zeker met de coronamaatregelen. Camiel legt uit:

“Het is het belangrijk dat iedereen goed verstaanbaar is, ook met 10 meter afstand, en dat we vrij kunnen bewegen, zonder opgespelde microfoons. Daarnaast willen we met twee camera’s werken, een voor de trainer en het zaaloverzicht, de andere als camera op tafel, zodat die het perspectief van de deelnemer weergeeft.”

‘Spot-on match’

Gflex kent PRO6 managers al langer en weet dat ze graag wat te kiezen hebben. Daarom kwamen er twee opties. De eerste was een twee-camerasysteem helemaal zoals PRO6 managers het had omschreven; het tweede een middenrange systeem met één camera en daardoor een gunstiger prijskaartje. Camiel: “De eerste optie was meteen een spot-on match met onze wensen; de tweede had kunnen voldoen als er op termijn een tweede camera bij had gekund, maar dat kon niet bij dat systeem. Ik vond de keuzemogelijkheid en de uitleg erbij heel prettig en professioneel.”

Constructief en betrokken

PRO6 managers koos voor zijn toekomstambitie en een professioneel twee-camerasysteem. Bij hybride werken moet de techniek vlekkeloos verlopen; het draait immers om de inhoud. Camiel: “De online vergaderingen met collega’s deels op kantoor en thuis verlopen heel prettig; zelfs constructiever lijkt het. Of het camerasysteem daaraan bijdraagt? Dat weten we niet zeker, maar dat zou zo maar kunnen. Ook onze cursisten geven positieve feedback. Zij noemen de tweede camera echt een aanwinst: deelnemers waarderen het perspectief van aan tafel zitten heel erg. Het geeft het gevoel dat ze ‘echt’ deelnemen en daardoor meer betrokken zijn en blijven bij de training.“

Camiel de Vries voelt zich thuis bij Gflex. “Een paar jaar geleden heeft Gflex onze werkplekken gemigreerd naar mobiele werkplekken met laptops en Office 365. Dat loopt perfect en daarom hebben we hen ook gevraagd voor dit systeem.

Ze luisteren goed, denken mee en kijken altijd naar wat past bij jouw organisatie. Zoals met de twee opties. Ze deden een voorstel dat precies paste bij onze ambitie, maar lieten daarnaast een oplossing zien die aansloot bij een bedrijf van onze omvang.

Dat waardeer ik. Bovendien staan ze altijd klaar om je te helpen. Dat maakt Gflex een partij om op te bouwen!”

De opstelling

Een professioneel videoconferentiesysteem met twee full-HD-camera’s met 5x optische zoom, mini-pc met bedieningstablet en camera-hub. Een soundbar en twee draadloze microfoons met 360-gradenbereik en 19 uur batterijduur voor haarscherpe, onvervormde audio. Geoptimaliseerd voor Microsoft Teams en compatibel met Zoom. Scherm delen? Draadloze USB-dongles; geen kabels.

De installatie

PRO6 manager met nieuwe laptop, maar nog geen videoconferentie geïnstalleerd? Geen nood, je kunt het zelf (al zal Gflex altijd graag helpen)! Een paar stappen, beschreven in een ½ A4’tje en de installatie is een feit. Soepel, gemakkelijk en snel. Daarna: één druk op de knop en je beeldscherm streamt naar het presentatiescherm. Voilà!

De sessie

Slimme mensen, die PRO6 managers, maar op een ander vlak dan computers en internet. Daarom als eis: een ‘dummy-proof’ systeem. Eenvoudig te installeren en bedienen. Geen gedoe met ingewikkelde techniek, reversmicrofoons, kabels, wachten tot het werkt. Daarom: één button op de bedieningstablet en je Teams-vergadering of training loopt. Deelnemen? Uitnodiging accepteren en gaan. Simpel…