Agenda te vol? Ga efficiënter met uw tijd om dankzij Office 365!

Ja, doe ik morgen. Zet het even op de mail. Wil je me een herinnering sturen? We kennen het allemaal. Druk, druk en nog eens druk. Binnen de producten van Office 365 zitten verschillende functionaliteiten om het u en uw collega’s een stuk gemakkelijker te maken. Gflex heeft voor u vijf handige tips om efficiënter met uw tijd om te gaan en dus meer gedaan te krijgen.

Berichten in Outlook markeren voor opvolgen

Gemiddeld controleert iedereen zijn e-mail om de vijf minuten. Dat zijn een heleboel indrukken en e-mails die ons brein te verwerken krijgt. Hoe zorgt u er dan voor dat u ook alle e-mails opvolgt? Daar is een handige manier voor binnen Outlook; vlaggetjes. Met deze vlaggetjes kunt u bepaalde berichten in een takenlijst zetten om op te volgen voor vandaag, morgen of bijvoorbeeld volgende week. Zo ontstaat er een prioriteiten lijstje en staan de meest urgente berichten dus bovenaan om als eerst af te werken. Met een Exchange-account is al uw e-mail op al uw apparaten gesynchroniseerd en bent u altijd up-to-date!

Open, bewerk en deel eenvoudig bestanden via OneDrive

Binnen elke organisatie of project wordt er gewerkt met bestanden zoals Word, Excel en PowerPoint. Maar waar worden deze opgeslagen? En wie heeft hier toegang toe? Dat is eenvoudig te managen binnen OneDrive. De bestanden zijn op al uw apparaten beschikbaar en eenvoudig te delen met collega’s of derden. Bestanden zijn zo gecentraliseerd en wijzigingen zijn direct voor iedereen zichtbaar. Zo worden er geen bestanden meer per e-mail verstuurd en wordt een warboel aan documenten voorkomen. Uiteraard is het mogelijk om hier een dubbele authenticatie op toe te passen, zodat bestanden veilig gedeeld kunnen worden voor een te bepalen tijdsduur.

Versiegeschiedenis beheren in SharePoint

Naast de standaard programma’s binnen Office 365 zijn er ook gespecialiseerde toepassingen zoals Acces en SharePoint. Deze laatste maakt het mogelijk om een bepaalde workflow binnen het bedrijf te optimaliseren, bijvoorbeeld met versiebeheer. Hiermee worden alle wijzigingen van u en uw collega’s opgeslagen en gedocumenteerd. Gedateerde revisielijsten verdwijnen hiermee en het is mogelijk om terug te springen naar een bepaalde versie van het document, zonder dat u collega’s hiermee hindert. Zo kunt u tegelijkertijd aan een document werken en hoeft u niet te wachten tot uw collega klaar is. Dit scheelt u en uw collega’s een hoop tijd en ergernissen.

Werk beter samen met Chat in Microsoft Office

Steeds vaker werken we flexibel vanuit huis of een andere locatie. U moet dan net die ene vraag stellen aan uw collega om verder te kunnen. Binnen de chat van Microsoft Office kunt u direct een vraag stellen aan uw collega en een bestand delen die bij deze vraag hoort. Met een klik kijkt uw collega naar hetzelfde bestand als u en kan direct antwoord geven zonder dat uw collega lang hoeft te zoeken naar het juiste document of dat u dit document moet mailen. Uiteraard is deze functie beschikbaar op alle apparaten zoals computer, laptop, tablet en smartphone.

Microsoft Teams voor…

Juist. Teams. Werkt u veel samen in teamverband binnen projecten of meerdere organisaties, dan is Teams dé ideale oplossing. Binnen Teams kunt u meerdere kanalen (gespreksonderwerpen) starten. Zo heeft u per onderwerp de juiste collega’s op de juiste plek. Via chat, spraak en video communicatie bent u verbonden met uw collega’s. De chatgeschiedenis is eenvoudig te doorzoeken, bijvoorbeeld naar discussies of bestanden. Zo heeft u altijd de juiste bestanden bij het juiste project, zonder dat u deze hoeft terug te zoeken in versnipperde e-mailberichten.

Binnen Teams is het mogelijk vanuit Office 365 eenvoudig bestanden te delen en zijn wijzigingen direct zichtbaar voor iedereen. Ook kunt u taken aan maken en deze toewijzen aan één of meerdere medewerkers. Zo is iedereen op de hoogte van de status van zijn of haar projecten. Het voordeel is dat Microsoft Teams beschikbaar is op alle apparaten zoals computer, laptop, tablet en smartphone. Zo heeft u altijd en overal uw projecten bij de hand.

Microsoft 365 en veel meer!

Er is nog veel meer te ontdekken binnen de nieuwste trends van Microsoft, bijvoorbeeld Microsoft 365. Dit is een toevoeging boven op Office 365 en biedt zeer uitgebreide mogelijkheden om binnen uw bedrijf structuur aan te brengen op onder meer beveiligingsniveaus, wachtwoordbeheer, licenties en apparaat beheer. Meer weten over Microsoft 365? U leest het hier.

Ook interessant:

Trendwatching: Microsoft 365, het nieuwe kindje van Microsoft Bestanden, applicaties en beheer, allemaal centraal geregeld dankzij Microsoft 365.
Naadloos samenwerken dankzij Office 365 Word, Excel en Outlook altijd en overal binnen handbereik!
Gflex in de pers: TBM Magazine ICT-aanbieder werkt aan API-platform als ‘universele stekkerdoos’

Tips, tricks & updates via de mail.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief!