Veiligheid zit hem niet alleen in updates, hardware of software. Veiligheid begint vaak bij de medewerkers. Vaak worden er nog wachtwoorden ergens opgeschreven of uitgeprint. Uit onderzoek is ook gebleken dat werknemers die werken in een schone en opgeruimde werkomgeving beter presteren! Genoeg redenen dus om deze handige tips voor een Clean Desk Policy goed door te nemen. Zo houdt u uw bureau netjes en veilig!
Kijk eens om u heen. Wat ziet u?
Clean Desk Policy, wat is dat? De meeste mensen hebben een ‘rommelbakje’ op hun bureau staan waar allerlei papieren, briefjes en visitekaartjes in worden bewaard. Staan daar persoonsgegevens of wachtwoorden op? En zo ja, wie kan deze zien? Zorg er voor dat u zorgvuldig om gaat met wie wat allemaal te zien krijgt, ook op en rondom uw bureau. Berg aan het einde van de dag uw spullen goed op in een la die afgesloten kan worden. Zo zorgt u voor een goede Clean Desk Policy.
Go paperless!
Papierloos werken is een eenvoudige manier om er voor te zorgen dat wachtwoorden of persoonsgegevens niet zomaar ergens rondslingeren. Daarnaast is digitaal werken een stuk beter voor het milieu. Uit onderzoek is gebleken dat een bedrijf gemiddeld 1,5 boom per jaar print. Dat komt neer op ongeveer 38 pakken papier per jaar of te wel 19.000 velletjes papier! Er zijn verschillende handige apps zoals MoreApp die papieren werkbonnen of invullijsten kunnen digitaliseren.
Inbox.
Zorg dat u een ‘inbox’ op uw bureau hebt staan waar papieren documenten in bewaard kunnen worden. Zo houdt u overzicht van de grote papierstroom. Loop deze elke dag goed na om er voor te zorgen dat u niet teveel persoonsgegevens verzameld. Is een document overbodig? Vernietig deze dan door middel van een papierversnipperaar. Zo zorgt u ervoor dat gevoelige data niet bij het oud papier terechtkomt. Uiteraard is niet printen een stuk beter voor het milieu!
Post-it. Not!
Schrijf wachtwoorden nooit ergens blijvend op! Zo voorkomt u dat wachtwoorden en persoonsgegevens in verkeerde handen komen. Gebruik hiervoor een wachtwoordmanager. Hiermee kunt u eenvoudig wachtwoorden delen met collega’s of derden. U kunt hiermee ook eenmalig een wachtwoord delen zonder dat deze zichtbaar is.
Kiekeboe!
Let op de positie van uw beeldscherm! Heeft uw kantoor een raam of raampartij? Zorg dan altijd dat u niet met uw rug naar een raam zit. Collega’s of buitenstaanders kunnen dan eenvoudig met u meekijken zonder dat u dit in de gaten heeft. Ook dit is een manier hoe gevoelige informatie of wachtwoorden in verkeerde handen komen.
Vlaggetje + L
Wanneer u uw werkplek tijdelijk verlaat, vergrendel dan uw apparaten. Zo voorkomt u dat persoonsgegevens en wachtwoorden niet ongewenst zichtbaar zijn voor anderen. Zo zorgt u er ook voor dat bedrijfsinformatie niet buiten het bedrijf terecht komt en gevoelige informatie beschermd blijft. De sneltoets hiervoor is het Windows-logo + L(lock).
Waren deze tips nuttig? Deel deze dan op social media! Zo zorgen we er samen voor dat persoonsgegevens minder snel in verkeerde handen komen!
Meer weten over veiligheid of AVG-maatregelen? Bel Gerwin op 088 781 00 00 of mail [email protected].
