Microsoft Teams haalt het beste uit uw teams!

Wat is Microsoft Teams én wie kan het gebruiken?

Microsoft zelf noemt Teams een ‘hub’ voor al uw teamwork activiteiten. Daarmee is letterlijk alles gezegd.

Microsoft Teams is een programma en/of web-omgeving (of op mobiel een app) en vormt één omgeving waarin alle verschillende losse taken, documenten, calls, planning, taken, notities, etc. samenkomen. Daarnaast kan er ook gewerkt worden in dezelfde omgeving. U wisselt dus niet meer tussen programma’s. Alles werkt binnen de Teams-omgeving.

Daarnaast geeft u eenvoudig informatie uit externe applicaties weer in dezelfde omgeving, denk aan dashboards, productiviteit apps, Power Apps, etc.

Teams is beschikbaar voor PC’s/laptops en voor Android, Apple en Windows telefoons. Zie ook systeemvereisten.

Kunt u Microsoft Teams gebruiken?

Teams is een onderdeel van de Microsoft 365 suite, u heeft dus één van onderstaande Office 365 abonnementen nodig om Teams te kunnen gebruiken:

• Microsoft 365 Business Basic (voorheen Office 365 Business Essentials)
• Microsoft 365 Business Standard (voorheen Office 365 Business Premium)
• Office 365 Enterprise E1, E3 of E5
• Office 365 Enterprise E4 (uitgefaseerd)

Let op: een persoonlijk Microsoft 365 abonnement geeft binnenkort ook toegang tot Teams.

Afhankelijk van uw gebruik en doelen kunt u kiezen voor het voordelige Microsoft 365 Business Basic van slechts enkele euro’s per maand. Gebruikt u al een Microsoft 365 abonnement dan is installeren en configureren van de juiste rechten en het aanpassen van firewall-beleid het enige wat er moet gebeuren.

Contacten beheren

Teams zorgt er onder andere voor dat u al uw team-contacten op één plek aanwezig zijn. Ideaal voor het snel contact leggen met de juiste personen.

Chatten en bellen

Teams zorgt ervoor dat u eenvoudig kunt chatten en bellen met collega’s en gasten (externen). Chats blijven opgeslagen binnen het juiste team.

Vergaderen

Met Microsoft Teams belegd u (video)vergaderingen voor uw team. Tegelijkertijd kunt u bestanden openen en chats of notities bewerken.

Bestanden beheren

Met Microsoft Teams zet u eenvoudig documenten op de juiste plek c.q. in het juiste team waarmee direct de juiste personen toegang hebben om te bewerken.

Projecten beheren

Met Teams zet u eenvoudig de juiste personen bij elkaar waardoor er efficiënt samengewerkt kan worden. Ook externe projectleden kunt u toevoegen.

Externe apps beheren

Microsoft integreert Teams met honderden externe apps, van Trello tot InVision, en Dynamics tot Salesforce. Zo blijft ook die communicatie beschikbaar in uw team.

Microsoft Apps integreren

De complete Microsoft 365 suite is beschikbaar in Teams, maar ook veel Microsoft PowerApps. Daardoor is bestaande informatie snel beschikbaar.

Planning en taken opstellen

Door Microsoft Planner te gebruiken binnen teams zijn alle teamleden in te zetten met taken en planningen. Ontvang meldingen in overzie de status van een project.

Agenda’s beheren

Outlook agenda’s worden eenvoudig weergegeven voor het inplannen van vergaderingen en afspraken.

Wiki’s of Notities aanmaken

Ideeën delen, brainstormen of notities opslaan. Gebruik de Wiki-app of de OneNote-app van Microsoft en deel deze met de juiste teamleden.

Activiteiten beheer

Bekijk activiteiten-logs van uzelf of binnen een team. U bent in één oogopslag op de hoogte van de vorderingen.

Mobiele beschikbaarheid

U regelt eenvoudig toegang tot de teams omgeving vanaf een smartphone of tablet. Ideaal voor onderweg of op projectlocaties.

Welke functies zitten er in Microsoft Teams?

Als u nieuw start met Microsoft Teams zult u zien dat er standaard direct een aantal functies/programma’s beschikbaar zijn in de linker (paarse) menubalk. Deze functies zijn uit te breiden met beschikbare applicaties van Microsoft zelf, of van derden.

Standaard vindt u direct:

• Teams (overzicht van de teams waarin u zit)
• Chatten (chatfuncties)
• Bellen (ook video bellen)
• Agenda (geïntegreerde (Outlook) agenda)
• Bestanden (gekoppeld met cloud-opslag of lokale opslag)

U voegt zelf eenvoudig Microsoft functies/applicaties toe.

Naast deze ‘standaard’ apps zijn en 100-den andere apps direct te integreren in uw Team-omgeving. Denk aan Zendesk, Zoho-apps, Trello, Zoom, enzovoort, enzovoort!

Direct te activeren:

Microsoft Planner

Met Planner kan uw team eenvoudig en georganiseerd blijven, taken toewijzen en voortgang in de gaten houden. Maak een nieuw plan zodat u aan de slag kunt.

Microsoft OneNote

Een superhandig programma van Microsoft om al uw notities te maken én bewaren. En nu dus ook direct een plekje binnen een project en team te geven.

Microsoft Shifts

Shifts van Microsoft is handig voor teams die bijvoorbeeld in ploegendienst werken of waar taken onderling verdeeld en ingepland worden.

Microsoft Stream

Een programma van Microsoft om video’s te streamen en ondertussen contact met de kijkers te onderhouden.

De kracht van centrale beveiliging

De kracht van Microsoft Teams is dat het ervoor zorgt dat uw bedrijfsdocumenten op één plek toegankelijk zijn, dat er geen versies doorgestuurd worden via mail, watsapp, etc. Dat zorgt in het gebruik al voor veel meer veiligheid.

Documenten en opslag van informatie vindt plaats in de hyper beveiligde Cloud van Microsoft 365. Of indien u wenst, op een eigen server of binnen een private Cloud omgeving via Gflex.

Daarnaast is de toegang tot de profielen van medewerkers beveiligd met duo-authenticatie.

Omdat Teams werkt op basis van SharePoint, OneNote, Exchange en andere Microsoft-programma’s beschikt u als IT-manager of systeembeheerder over geavanceerde security opties.

Zo maakt uw ICT-er het nog veiliger

U of uw ICT-er (of wij als dienstverlener) speelt ook een rol in het beveiligen.

Denk aan het regelen van rollen en rechten. Het intrekken van toegang tot documenten bij collega’s die uit dienst gaan. Of toegang ontzeggen van apparaten die verloren of gehackt zijn.

Daarnaast kunt u gedragingen laten monitoren ten aanzien van bedrijfsbeleid en communicatiereglementen. Misbruik, onnodig gebruik of onveilig gebruik kunnen worden gedetecteerd waardoor u personen er 1 op 1 op kunt aanspreken en eventueel toegang kunt ontzeggen.

Bedrijfsgevoelige informatie verlies?

Bent u bang dat bedrijfsgevoelige informatie gelekt wordt of verloren raakt? Met Data Loss Prevention in Microsoft Teams kunt u regels zetten voor het delen van informatie. Hierdoor komt data niet in handen van medewerkers die er geen toegang tot mogen hebben.

Deze en nog veel meer beveiligingsmaatregelen maken Teams tot één van de meest veilige tools voor het delen van informatie en samenwerken.

Een complete Teams demo-omgeving

Gflex heeft een complete Microsoft Teams demo-omgeving beschikbaar. Kom langs en doe ervaring op. Dat maakt het nemen van een besluit een stuk makkelijker! Tijdens een demo kunt u zelf ervaren hoe makkelijk Teams is en of het voldoet aan uw verwachtingen.

Een goede start begint bij de inventarisatie

Het is dus goed om te beoordelen welke onderdelen van Microsoft 365 u wilt gaan gebruiken. Hoe is uw mail nu ingesteld? Welke vorm van document-opslag gebruikt u nu? Maar ook, hoeveel en op welke manier moeten gebruikers ingericht worden?

Specifieke systemen in kaart brengen

Vervolgens kan bepaald worden hoe bepaalde specifieke systemen die u nu gebruikt samen kunnen werken in een Microsoft 365 omgeving. Hiervoor wordt al dan niet een hybride omgeving opgezet. Het blijven gebruiken van specifieke systemen is geen probleem.

Afsluiten van Microsoft 365 licenties

Na de inventarisatie krijgt u een advies met alle af te nemen licenties. Een licentie is al mogelijk vanaf enkele euro’s per gebruiker per maand. De mogelijkheden voor zo’n laag bedrag per maand zijn geweldig!

Voorbereiden van Microsoft 365

Nadat u besloten heeft om Microsoft 365 af te nemen met Teams, gaan wij de omgevingen voor u klaarzetten. Denk aan het inrichten van de accounts, instellen van de rechten, de DNS-gegevens goed zetten, eventueel het inrichten van de bestandsdocumentenstructuur, het integreren van specifieke systemen, etc.

Uitleg en training personeel op locatie

Indien gewenst leggen wij de werking van de (nieuwe) Microsoft en/of Teams omgevingen aan uw medewerkers uit. Voor beheerders, maar ook medewerkers, kunnen wij een training verzorgen. Daarmee haalt u sneller én meer rendement uit uw investering!