Kraats Kip is een vers groothandel in… jawel, Kipspecialiteiten. Eigenaar John van de Kraats loopt al een tijd mee in de markt en door zijn unieke werkwijze en jarenlange ervaring weet hij wat goed is voor de markt en zijn klanten die voornamelijk bestaan uit poeliers, slagers, horeca en groothandels. Ook is John altijd bezig met het verbeteren van processen. Zo zag hij dat de telefonie stabieler en slimmer kon en heeft vandaar samen met Gflex gekeken naar welke mogelijkheden er waren met de technieken van deze dag.
Van instabiliteit naar efficiënt werken
Omdat de ondernemende John processen graag verbeterd werkt zijn bedrijf sinds kort een stuk efficiënter met een slim ingericht fonkelnieuw VoIP systeem en een ijzersterke DECT-netwerk. Het bedrijf heeft sindsdien nog niet één gesprek gemist!De aanleiding om Gflex in te schakelen? Groeiende problemen die de verouderde telefooncentrale opleverde: instabiliteit, haperingen, beperkte bereikbaarheid en een slechtere dekking door het pand. Dit leidde tot vertraging bij bestellen, hogere inefficiënte door alle terugbelverzoeken en de bijbehorende oplopende kosten.
In één keer goed
Hij wilde het in één keer goed doen. Het moet stabieler en slimmer dacht John. Vandaar dat hij samen met Robert van Gflex in korte tijd een passende oplossing bedacht om een aantal uitdagingen en problemen op te lossen. Benieuwd hoe John kwam tot zijn keuze en wat het hem nu concreet oplevert? Lees het hele verhaal!
De problemen van verouderd ISDN en DECT
De problemen van verouderde ISDN en DECT Kraats Kip had nog een verouderde ISDN-centrale met verouderde toestellen, deze moesten een keer over op VoIP. Dat wist hij al wel. Maar met het naderende einde van ISDN kwam er meer druk op. Ook het verouderde DECT-netwerk had zijn beste tijd gehad. De dekking was niet sterk genoeg meer waardoor medewerkers soms niet bereikbaar waren. De inefficiëntie, kosten en ook wel frustraties liepen op.
Aan de slag met… Meten!
Om een optimale dekking te realiseren is er eerst een DECT-meting gedaan (ja, meten is weten). Hierdoor wisten we precies waar de zenders moesten hangen en is de installatie hiervan vlekkeloos verlopen. Uniek is dat we zelfs in de koelcellen dekking hebben gerealiseerd. Dat zijn vaak lastige ruimtes om een sterke dekking te realiseren.
Klaar voor de groei…
John vertelde over zijn ambities, een verhuizing in de toekomst! Dan is dit hét moment om vast los te komen van het lokale netnummer, dacht Robert. Met de suggestie om met een eigen reeks van 088-nummers te nemen is Kraats Kip klaar voor de toekomst en zijn alle medewerkers beter bereikbaar op eigen nummers.
Nog niet één oproep gemist!
Door gebruik te maken van een slimme call-flow is er altijd iemand bereikbaar. Zo wordt eerst wordt de sales afdeling aangebeld omdat er nog veel bestellingen via de telefoon worden gedaan. Daarna gaat de call over naar de andere afdelingen in het bedrijf. Inkomende gesprekken gaan over op de vaste toestellen, de DECT-toestellen en de mobiele toestellen. Ze hebben hierdoor nog géén één gesprek gemist.
Vaste lijnen overal binnen op mobiel
John van de Kraats en de bedrijfsleider Aalt van Sligtenhorst zijn veel onderweg, maar zijn wel het eerste aanspreekpunt. Met de vast mobiel integratie zijn zij flexibel bereikbaar. Vooral binnen een kleine en platte organisatie is dit een groot voordeel om de organisatie flexibel én bereikbaar te houden.
En wat doen we met de oude intercom?
De intercom hangt er al wat jaren en is belangrijk voor de chauffeurs die zich melden om zelfstandig te laden en te lossen. Moest die ook vervangen worden? Nee! Gflex maakte een integratie. Om 15:00 gaan de medewerkers naar huis en dan worden de bestellingen klaar gezet achter een gesloten roldeur. Chauffeurs bellen dan aan en vanaf elk gewenst toestel, ook mobiel, kan de deur worden opgedaan door op het # te drukken. Hierdoor hoeft er niet iemand tot 18:00 op kantoor te blijven, zo wordt er efficiënter gewerkt en wordt er bespaard op loonkosten. John ziet de toekomst van zijn bedrijf vol vertrouwen tegemoet. Aan zijn bereikbaarheid kan het in ieder geval niet meer liggen!
Voordelen van deze oplossing
- Leveranciers op afstand toegang geven tot magazijn
- Gesloten melding met voicemail voor bestellingen
- Voicemailberichten direct in de e-mail
- Door slimme call-flow nog géén één gesprek gemist
- Overal in het pand goed bereikbaar met DECT-toestellen
- Ook buiten de deur goed bereikbaar met vast-op-mobiel
- Niet hoeven wachten op leveranciers/vrachtwagenchauffeurs
Waarde van deze oplossing
- Tijdsbesparing voor klant en Kraats Kip
- Tijdsbesparing door betere inzet personeel
- Betere controle op bereikbaarheid
- Grip op afhandeling oproepen
- Voorbereid op toekomstige groei
